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食品藥品檢驗報告書歸檔研究

來源:消費導刊2018年第15期 作者:張東宏 時間:2018-08-05 14:27    閱讀: 次  選擇字號:T|T

張東宏 石家莊市食品藥品檢驗中心
 
檢驗報告書是食品藥品檢驗機構重要的工作成果,是食品藥品監督管理部門實施的行政許可和行政執法的重要依據之一,同時對生產經營企業來講,也是事關企業生存發展的重要的法律文書。針對食品藥品檢驗報告書歸檔工作,本人結合工作實際,略作粗淺探討。
 
一、食品藥品檢驗報告書歸檔的特征
對于食品藥品檢驗機構來講,檢驗報告書是庫存量最多、利用價值最高的檔案資料。作為一名檔案管理人員,每天要接到大量的食品藥品檢驗報告書。當拿到檢驗報告書之后,首要的任務是確定其是否符合歸檔要求。這就要求檔案管理人員牢牢把握檢驗報告書的三個特性。
一是合法性。包括兩個方面:其一是出具檢驗報告書的機構要具有法定職能。鑒于目前食品藥品檢驗任務大幅度增加,一些政府監督檢驗機構會通過招標方式,委托一些具有一定資質的第三方社會機構對某一類食品藥品進行檢驗。我們在查看檢驗報告書時,要確定出具檢驗報告書的機構是否具有法定性。包括:是否是依據《中華人民共和國藥品管理法》《中華人民共和國食品安全法》等法律法規確定的檢驗機構,或者是通過國家食品藥品監管部門論證后確定的機構等。其二是檢驗報告書的檢驗依據要具有合法性。比如,藥品檢驗報告書的依據就應該是《中華人民共和國藥典》或國家食品藥品監督管理局、衛生部等國家部委的法規文件,而不能是依據其他一些標準,如企業或行業自行確定的生產標準等來進行檢驗。
二是規范性。國家對食品藥品檢驗工作制定了明確詳細的工作規范,要求不論是監督抽驗還是委托檢驗,都要依據工作規范進行,保證檢驗報告書的數據和結論客觀、公正、準確、可追溯,防止因人為因素出具虛假檢驗報告。體現在檔案資料上,我們就要通過仔細檢看檢驗報告書的原始記錄信息,如簽名或等效標識、檢驗依據、檢驗過程、檢驗結論等要素,判斷檢驗工作的是否依法合規、程序規范。
三是完整性。要對照檢驗工作規范和質量要求,確定檢驗報告書是否完整、準確。檢驗報告書一般要重點檢查如下內容,一要查看是否有“食品藥品檢驗報告專用章”或“檢驗報告專用章”,復制的檢驗報告書也要加蓋“食品藥品檢驗報告專用章”或“檢驗報告專用章”;二要查看檢驗報告書是否有涂改的地方,原則上檢驗報告書是不得涂改的;三要查看技術負責人是否簽字并蓋章,或者授權簽字等,同時要明確標注檢驗報告書的簽發日期。
當然,檢驗報告書檔案管理還有一系列制度規定和標準要求,需要檔案管理人員認真對照執行。上述三個方面的特征,是做好檢驗報告書歸檔工作的最基本要求。
 
二、食品藥品檢驗報告書歸檔的主要問題
我們實事求是地評價,近些年來食品藥品檢驗報告書檔案管理工作有了很大進步,為保障和支撐食品藥品監管提供了重要的基礎條件。但是由于種種原因,目前一些地方,特別是基層單位的食品藥品檢驗報告書歸檔工作還存在一些不容忽視的問題。一是對檢驗報告書管理工作重視程度不夠高。一些地方和部門存在重檢驗、輕管理,重結果、輕程序,重實用、輕歸檔等傾向。二是檢驗報告書檔案管理工作機制不順暢。特別是在專門人員設置、檔案軟硬件配置,以及相關業務部門之間的協調配合上,還有一定的差距。有的檢驗機構的檢驗報告書檔案沒有統一集中存管,而是分散在不同的業務部門,存在較大的后續風險隱患。三是檔案管理制度不夠健全或不能很好落實。特別是一些基層單位,缺乏有效的檔案管理制度,還有的是檢驗人員兼職檔案管理,檔案意識不夠強,存在著較大的隨意性。四是一些檔案管理人員綜合業務能力有待進一步提高。集中表現為兩種傾向,要么是對檔案管理很專業但缺乏必要的食品藥品檢驗知識,要么是有食品藥品檢驗專業知識和技能但不懂的檔案管理。還要極個別檔案管理人員存在責任心不強、工作應付等現象。
 
三、加強改進食品藥品檢驗報告歸檔工作的建議
食品藥品檢驗報告書是記錄檢驗工作的重要載體,也是食品藥品檢驗機構日常管理的一項基礎性工作。要堅持檔案工作的統一領導、分級管理、維護檔案的完整與安全、便于社會各方面的利用等基本原則,依法、科學、規范、及時地做好檢驗報告書歸檔工作,不斷創新提升檔案管理水平。
一是不斷提高思想認識。各級領導干部和檔案管理人員應充分認識新時代做好食品藥品檢驗工作,對落實中央關于“實施健康中國戰略”的重要作用,重視加強食品藥品檔案管理工作。只有思想認識提高了,才能把這項工作擺上重要位置,配備必要的人、財、物力等資源,根本上解決檢驗報告書檔案管理被動落后的局面。
二是繼續建立健全制度。制度是管長遠、管根本的。一個檢驗機構,不能把提高檔案管理質量依托在個別領導、個別人員身上。要強化“依法歸檔”意識,建立完善系統有效的檢驗報告書檔案管理工作制度,如材料收集歸檔制度、檔案鑒定制度、檔案借閱制度、檔案保密制度、檔案統計制度、檔案利用制度等,靠制度管人管事,靠制度規范檔案管理,保持這項工作的科學性、規范性、長期性、有效性。
三是加強專門隊伍建設。要選派對檔案管理工作忠誠負責、事業心和上進心強、有一定專業基礎知識的人員專門從事檢驗報告書檔案管理工作。同時,要結合新時代新要求,有計劃地對他們進行教育培訓,不斷提高他們的業務素養。要從政治上、思想上、工作上、生活上多關心愛護他們,解決好他們的后顧之憂,充分調動他們做好工作的積極性。
四是規范檔案信息化管理。隨著電腦及網絡在管理工作中的普及,食品藥品檢驗報告書檔案管理手段也在不斷創新發展。檔案管理人員要自覺運用互聯網、大數據、信息化等現代科技成果,提高檢驗報告書檔案管理水平。特別是檢驗報告書查證、檢索、應用等方面,可以充分利用信息化手段,以利于提高工作效率和服務社會的能力。
五是落實嚴格的工作責任。信任不能替代監管。工作不落實,往往是由于責任不明確不落實造成的。要落實檢驗報告書檔案管理領導責任,明確專門領導負責,定期研究和解決問題。要落實檔案管理人員責任,對其工作實行崗位目標管理,完成得好的大張旗鼓地獎勵,完成得不好的嚴肅批評問責。要落實業務部門的責任,做到檢驗工作依法合規,檢驗報告書準確規范,歸檔及時完整等。總之,從每一個環節上落實責任、加強管理,保證檢驗報告書檔案管理的高質量。

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